Videoconferência: O Que é, Vantagens, Como Fazer e Melhores Ferramentas
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Videoconferência: O Que é, Vantagens, Como Fazer e Melhores Ferramentas

Videoconferências são uma realidade em muitas empresas, especialmente as que concentram a maior parte das suas ferramentas em um ambiente online.

Porém, em época de pandemia em função do Coronavírus (COVID-19), milhões de pessoas passaram a trabalhar através do home office. E, com isso, podem não estar devidamente preparadas para fazer uma videoconferência com sucesso. 

É por isso que, neste conteúdo, vamos fazer uma panorama geral sobre o que de mais relevante existe sobre o tema. 

No conforto da sua casa ou em um local de trabalho remoto, você vai ver as vantagens desta prática e quais as ferramentas mais indicadas para realizar uma reunião produtiva e manter sua produtividade lá no topo.  

O Que é Videoconferência?

Videoconferência é uma tecnologia de comunicação que permite que pessoas entrem em contato umas com as outras de qualquer parte do mundo por uma transmissão em vídeo. 

Para acontecer essa transmissão, é preciso uma conexão estável com a internet. Por conta disso, essa prática também é chamada frequentemente de videoconferência online.

Imagine uma empresa multinacional que tenha agências, filiais e milhares de funcionários espalhados por vários países. 

Com os equipamentos certos e os horários combinados, essas pessoas podem se ver, conversar, planejar tarefas e resolver problemas através de uma conferência por vídeo. Tudo acontece em tempo real e sem barreiras geográficas.

Ultimamente, com a prática do home office tão em alta, profissionais estão passando a realizar reuniões em equipe, definir tarefas e metas diárias, além de analisar dados e tomar decisões por videoconferências. 

E esta tendência não vai parar de crescer tão cedo, sobretudo por conta das suas vantagens.

Vantagens de Fazer Videoconferências 

Existem algumas vantagens imediatas para você começar a fazer videoconferências do seu local de trabalho remoto. As principais delas estão abaixo.

De Qualquer Lugar

Desde que você tenha acesso a uma internet estável (por cabo ou sem fio), você pode fazer uma videoconferência de qualquer lugar do mundo. 

É claro, considerando que você também tenha os equipamentos básicos para isso (um computador, notebook ou mobile com câmera de vídeo).

Isso é muito útil porque, independente da sua profissão e de onde quer que você esteja, é possível planejar e definir objetivos com a sua equipe de trabalho. Seja localmente ou em plena viagem de negócios num outro país com um fuso horário totalmente divergente.

O mesmo vale caso você precise entrar em contato com seus parceiros ou clientes para discutir questões sobre desempenho comercial ou validar alguma estratégia nova com uma equipe de investidores que está interessada no seu negócio.

Alinhar Processos, Metas e Resultados

Por dispensarem encontros físicos, as videoconferências agilizam os processos de uma empresa para alinhar objetivos, metas e compartilhar os resultados conquistados pelos colaboradores.

Documentos, arquivos, fotos, vídeos e planilhas podem ser disponibilizadas durante as transmissões para que todos os participantes tenham acesso aos dados apresentados numa mesma sessão online.

Como não existe um número limite de pessoas por sessão, todos os funcionários podem ser informados ao mesmo tempo sobre novas diretrizes a seguir, informações de desempenho individual ou possíveis mudanças no quadro de trabalhadores. 

Aumento da Eficiência e da Produtividade 

Sem a necessidade de deslocamento e pela facilidade de ser feita de qualquer lugar, a videoconferência otimiza o gerenciamento de tempo no contato entre pessoas e na velocidade das tomadas de decisão.

As transmissões tendem a ser muito mais focadas, transparecendo a eficiência pela discussão centrada no assunto escolhido e aumentando a produtividade por não fazer os participantes perderem tempo com tópicos fora da pauta.

O resultado é a entrega de um maior número de tarefas executadas com mais assertividade, em virtude do planejamento mais direcionado. E também com mais qualidade, em função da comunicação mais eficaz entre os colaboradores.

Redução de Custos

Sem impedimentos geográficos, as pessoas não precisam gastar com locomoção até a empresa para participar de uma videoconferência. 

Considerando o trânsito caótico em médias e grandes cidades brasileiras, o colaborador poupa no tempo, conserva o estado do seu veículo particular e economiza no custo da passagem de transporte público para ir até o local físico da reunião.

Da mesma forma, as empresas reduzem os custos de duas formas diretas. A primeira é com as despesas de viagem, como alimentação e transporte, (e estadia, em caso de participantes externos) dos convidados para as reuniões.

A segunda fica para a estrutura física para receber os participantes da videoconferência, incluindo o aluguel da sala, itens de conforto e os equipamentos, além de outras contas secundárias, mas também presentes, como água, luz e conexão de internet.

pessoas conectadas na internet e conversando umas com as outras

Como Fazer Uma Videoconferência Online com Qualidade

Fazer uma videoconferência vai muito além de somente ter os equipamentos básicos e os participantes presentes.

E também não é só chegar no ambiente online da transmissão, começar a falar sobre qualquer assunto e não dar espaço para as outras pessoas.

Trabalhando remotamente, de casa ou de qualquer outro lugar, você vai querer ser produtivo e ter um alto rendimento para continuar entregando todas as suas tarefas. 

É por isso que, abaixo, mostramos alguns pontos cruciais para conseguir fazer uma videoconferência de qualidade.

Antecipação e Planejamento

Existe toda uma preparação e organização para uma videoconferência acontecer. Não é só ligar o computador e começar a falar com seus colegas de trabalho remoto.

Para uma transmissão eficiente e de alta qualidade, é preciso combinar antecipação, planejamento e foco. Antes de tudo, analise o cenário completo do local em qual você vai participar da videoconferência.

Por exemplo, a sua bancada de trabalho deve ser composta por mesa e cadeiras confortáveis, além de um bloco de anotações, caneta e qualquer outro material para você não se perder na conversa.

Seu espaço de trabalho também precisa ter uma ótima iluminação (ambiente ou elétrica), para que seus contatos possam ver você com clareza e colaborar para um clima mais amigável na transmissão.

Além disso, esse local não deve ser muito afetado por barulhos e ruídos que vêm de fora, como animais, trânsito pesado e crianças brincando. A captação de áudio e as pessoas que recebem esses sons são prejudicados.

Prepare também um roteiro com os assuntos que serão abordados na reunião online. Pode ser em forma de tópicos, do mais para o menos importante.

Uma videoconferência geralmente começa com uma introdução breve, seguindo para a discussão do assunto principal, dos secundários, um espaço para perguntas e respostas e, então, as definições e acordos gerais entre os participantes.

Isso tudo, é claro, levando em conta que se tenha foco. O ideal é, desde o começo, ignorar distrações e assuntos que não fazem parte da pauta pré-definida.

A menos que seja extremamente necessário, é recomendado ir direto para a discussão dos pontos principais e seus respectivos acordos para uma máxima eficiência. 

Equipamentos e Internet Funcionando

Nenhuma transmissão vai acontecer se você não tiver os equipamentos básicos instalados e funcionando. 

Por mais óbvio que possa parecer, sempre verifique com antecedência se o computador, a câmera e o microfone dele, além da internet, estão conectados nos devidos lugares.

Para os equipamentos (computador, notebook, smartphone ou tablet), verifique os cabos de alimentação de energia, o nível das baterias e se tudo está funcionando normalmente.

A câmera e o microfone embutido também devem estar livres de problemas, pois você vai precisar deles para se comunicar com as outras pessoas.

Quanto à internet, certifique-se que sua conexão seja estável e que tenha taxas de velocidade de download e de upload aceitáveis (15 Mb e 1Mb, respectivamente, são suficientes).

A ideia é que, no geral, a transmissão seja fluida, livre de engasgos para evitar desentendimentos e consequência adversas, como quedas de conexão e perda de tempo para todos os participantes.

Organizar Documentos e Planilhas

Numa videoconferência, é comum as pessoas compartilharem informações mais detalhadas para analisar projeções, taxas de crescimento e argumentar sobre os dados mostrados.

É por isso que é tão importante ter documentos e planilhas já preparadas de antemão para estas situações.

Querer procurar e acessar esses documentos durante a transmissão só gera ainda mais atrasos no tempo e na qualidade da conversa. Além de também diminuir a produtividade de quem ainda precisa lidar com outras tarefas naquele mesmo dia.

Numa situação ideal, todos os documentos e planilhas que serão usados ou citados na videoconferência já devem ser enviados antes mesmo dela acontecer.

Mais especificamente, no grupo de contatos dos participantes ou no próprio calendário digital que a empresa usa. Isso acelera e dinamiza do processo do time como um todo.

Comportamento e Postura

Uma videoconferência não é uma simples reunião online de amigos, por mais próximos ou íntimos que os participantes possam ser. 

Pode até ser mais descontraída em algumas situações, mas não num contexto de trabalho em que o desempenho da empresa, do setor ou dos profissionais estão em foco.

Por conta disso, a forma de se comportar e a postura de comunicação dos participantes são essenciais para a qualidade das discussões e dos acordos que são definidos com o time.

Antes de tudo, considere desligar ou colocar o smartphone no modo silencioso (para casos de emergência). Isso porque, verificar o celular com frequência em plena reunião pode passar a impressão de desinteresse ou descaso com o assunto e com os participantes.

A postura também deve ser mais profissional, independente da tonalidade da reunião. Por isso, é indicado não estar deitado e nem sentado incorretamente na cadeira. Mantenha a coluna reta, de frente para a câmera do seu computador e evite movimentos desnecessários.   

Vestir-se de acordo também é importante. Algumas empresas, como as startups, costumam ser bem flexíveis quanto ao tipo de roupa dos colaboradores. Outras, contudo, são um pouco mais tradicionais e exigem até uniformes.

O que você pode fazer aqui é se adequar às orientações da sua empresa quanto aos tipos de roupas permitidas e usá-las na videoconferência. Mas não se preocupe tanto com o calçado pois, na maioria das vezes, você só vai aparecer da cintura para cima.

Melhores Programas para Videoconferência

Além dos requisitos e equipamentos básicos para fazer uma videoconferência, você também precisa de ferramentas com recursos para a manter a qualidade das transmissões online.

Abaixo, listamos alguns dos melhores e mais confiáveis programas para você fazer uma videoconferência sem passar trabalho e com mais segurança.

Skype

programa de videoconferência Skype

O Skype é um dos mais populares programas para realizar chamadas, seja por áudio ou por vídeo. Ele está disponível em qualquer plataforma, incluindo desktops, notebooks, mobile e até mesmo videogames.

A versão mais básica do Skype é gratuita, tendo suporte para até 20 pessoas em uma única videochamada. Já a versão premium Business suporta até 250 pessoas conectadas simultaneamente, além do compartilhamento de documentos e a edição deles em tempo real. 

Outros recursos do Skype são:

  • Gravação de chamadas e tradução simultânea com legendas ao vivo.
  • Compartilhamento de tela e de tudo o que for exibido nela.
  • Histórico completo com arquivos, links e documentos compartilhados nas chamadas.
  • Número Skype para cada usuário e ligações para números internacionais com tarifas variáveis.
  • Integração com o assistente por voz Cortana e suporte oficial da Microsoft.
  • É gratuito na versão básica. Possui pacotes para Plano Telefônico, Business, Criadores de Conteúdo (todos os preços a consultar).

Hangouts Meet

programa de conversas e transmissão online Hangouts Meet

O Hangouts Meet é uma plataforma de reuniões online que permite colocar várias pessoas em contato de um jeito muito simples. Ele já vem integrado no pacote G Suite e, ao fazer sua conta no Gmail (Google), você já tem acesso liberado ao aplicativo.

Um dos grandes destaques do programa é que ele é gratuito, suportando até 150 pessoas numa única sessão. A ferramenta é muito intuitiva, fácil de configurar e, em alguns segundos, você já pode interagir com outras pessoas também usando o chat integrado.

Outras funções Hangouts Meet são:

  • Compatível com desktops (computadores) e mobile (notebooks, tablets, smartphones e videogames).
  • Serve tanto para conversas informais como ambientes corporativos de negócios.
  • Criar reuniões com um link em que todos os participantes podem acessar.
  • Compartilhamento de tela, essencial para mostrar apresentações e documentos específicos.
  • Pode ser executado através de outros programas do G Suite, como Gmail e Agenda.
  • É gratuito por ser integrado ao G Suite, que possui os planos Basic (R$ 24.30/mês) Business (R$ 45.90/mês) e Enterprise (R$ 112/mês)

Slack

Slack é uma ferramenta de troca de mensagens e vídeos

O Slack é uma ferramenta altamente focada em produtividade através de trocas de mensagens entre equipes de setores dentro de uma mesma empresa. 

Ele é usado com frequência por startups e corporações, sobretudo pela sua facilidade de comunicação, criação de canais e compartilhamentos de arquivos.

O Slack também permite videoconferências:  usuário pode chamar qualquer pessoa para conversar pelo programa. A partir daí, é só adicionar outros participantes e começar a transmissão online.

O Slack também se destaca por outros recursos como:

  • Disponível para desktop (computadores) e dispositivos móveis (notebooks, smartphones e tablets) e navegadores. 
  • Canais podem ser organizados por grupos, projetos, equipes e clientes, sendo a livre a movimentação dos colaboradores entre qualquer um deles. 
  • Compartilhamento de tela permite visualização e edição de documentos em tempo real.
  • Pode ser integrado com ferramentas externas, como Google Drive, Dropbox, Trello e Github.
  • Tem uma gratuita recursos limitados. Os planos pagos são: Padrão (US$ 4/mês), Plus (US$ 7,50/mês) e Enterprise Grid (é preciso consultar valores individualmente). 

Zoom

programa de videoconferências Zoom

O Zoom é uma plataforma totalmente focada em videoconferências, sendo muito recomendada para reuniões corporativas, webinars, cursos online, apresentações de grupo a distância e interações informais.

Ele também permite o compartilhamento de tela e recursos de colaboração e edição de documentos em tempo real. Também é possível gravar todas as transmissões, que ficam acessíveis a qualquer momento pelos usuários.  

Outras funções complementares do Zoom são:

  • Compatível com desktops (computadores), mobile (notebooks, smartphones e tablets) e navegadores (extensões).
  • Até 1000 participantes no mesmo vídeo e 10 mil espectadores simultâneos.
  • Permite compartilhar arquivos pelas transmissões, mostrar apresentações e chats ao vivo. 
  • Possui uma versão gratuita com recursos básicos. As versões pagas são: Profissional (R$ 14.99/mês), Corporativo (R$ 19.99/mês) e Empresarial (R$ 19.99 mês).

Join.me

ferramenta de transmissões online de vídeo Join.me

O Join.me é uma plataforma de videoconferências que funciona diretamente do navegador de internet. A mecânica dele acontece através de um link compartilhado: o usuário cria uma reunião online, recebe um link e o repassa para os outros participantes da transmissão.

O programa também faz o compartilhamento de tela, permitindo visualizar apresentações, editar arquivos, receber e enviar documentos em tempo real. Também existe um chat integrado para conversas simultâneas.

Outros destaques do Join.me são:

  • Compatível em desktops (computadores) e mobile (notebook, smartphones e tablets por aplicativo dedicado). 
  • Dispensa cadastro do usuário para usar pela primeira vez, sendo possível testar uma versão Premium por 15 dias.  
  • A versão gratuita tem apenas recursos básicos de transmissão por áudio e vídeo. As versões pagas são bem mais robustas e contam com planos Lite (R$ 41/mês), Pro (R$ 67/mês) e Business (R$ 102/mês). 

GoToMeeting

programa de reuniões online em vídeo GoToMeeting

O GoToMeeting é uma plataforma para videoconferências com recursos completos até mesmo na sua versão mais básica. Ele permite o compartilhamento de telas, gravação das transmissões e ainda conta com ferramentas para desenhos.

As reuniões online em grupo do GoToMeeting também funcionam pelo compartilhamento de um link de transmissão. Esse link, que não tem um prazo de validade, pode ser acessado por até 25 pessoas ao mesmo tempo.

Outros recursos oferecidos pelo GoToMeeting são:

  • Compatível com desktops (computadores) e mobile (notebooks, tablets e smartphones por app) 
  • Transcrição de áudio e possibilita o compartilhamento de arquivos durante as sessões.
  • Chat online, bloco de anotações e quadro virtual integrados.
  • A versão gratuita tem recursos suficientes. Se quiser mais funcionalidades, os planos pagos são: Profissional (US$ 14/mês), Business (US$ 19/mês) e Enterprise (tarifas personalizadas com descontos).

Conclusão

As videoconferências derrubam barreiras geográficas e fazem com que pessoas e empresas se comuniquem de qualquer lugar do planeta. Você, trabalhando remotamente, só precisa de um computador, uma conexão estável de internet e alguns elementos básicos de acomodação para criar suas transmissões e participar de reuniões online. 

Sucesso por aí!

O Autor

Author

Andrei L. / @andreilongen101

Andrei é jornalista e conteudista SEO na Hostinger Brasil. Tem experiência em WordPress e na produção de conteúdos de tecnologia otimizados para conquistar as melhores posições no Google. É fã de games, adora vôlei, ama o inverno e está sempre buscando se aperfeiçoar no Inglês.

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