O Que é Briefing e Como Criar o Seu em 6 Passos

O briefing é um documento que reúne um conjunto de dados ou informações coletados para o melhor desenvolvimento de um determinado trabalho ou projeto. De maneira geral, o processo briefing geralmente envolve identificar um problema em particular, estudar essa questão e então criar um documento para que colegas de trabalho possam ajudar você a resolvê-la.

Normalmente, esse tipo de documento costuma oferecer uma solução para o problema apresentado. O briefing é bastante usado em áreas como Design, Relações Públicas, Administração e Publicidade. Entender como funciona esse processo é fundamental para apresentar suas preocupações ou futuros projetos de modo profissional.

Para Que Serve o Briefing

A principal função do briefing é lidar com problemas ou questões específicas de uma maneira mais formal ou profissional. Com o uso de um briefing, você pode diminuir o tempo necessário para a produção de um projeto, alinhar os resultados com seus colegas ou clientes e reduzir ao máximo a necessidade de refazer o seu trabalho.

Por isso, podemos dizer que alguns dos benefícios de um briefing bem feito são:

• Projetos executados com agilidade: o uso de um documento do tipo permite que a execução do projeto seja mais ágil, já que quem vai executar o projeto recebe um resumo e um cronograma do que será feito.
• Expectativas alinhadas: a existência de um recurso formal para a comunicação permite que todos estejam na mesma página, melhorando a comunicação.
• Evita o retrabalho: ao alinhar com seus colegas ou clientes qual é o resultado esperado, você diminui a chance de precisar refazer etapas ou até a totalidade de um projeto.
• Planejamento: o briefing reduz a chance do trabalho perder o foco ou de acontecerem ruídos de comunicação. Com isso, fica mais fácil de seguir o cronograma planejado inicialmente.
• Inspiração: ao conhecer melhor a situação ou o cliente que contratou o serviço, você e sua equipe terão mais fontes de inspiração para a criação do projeto.
• Organização: ao agrupar todas as informações num só lugar, você tem os dados que mais importam ao alcance.

Só que, para que o briefing atinja todos esses e mais objetivos, é necessário que ele seja feito da maneira ideal: com organização e contendo todas as informações necessárias. É por isso que nós vamos explicar como fazer um modelo de briefing, para que você possa adaptá-lo para os seus projetos e ter a mesma organização no seu trabalho.

Como Fazer um Modelo de Briefing

Tudo bem, agora você já sabe a importância de um briefing e tem total convencimento de que precisa de um para o seu próximo projeto. Mas como criá-lo?

Não se preocupe, pois vamos trazer um modelo básico e geral para que você possa criar o seu briefing único e personalizado em cima dele!

1. Reúna Informações sobre a Empresa ou seu Cliente

Se você está trabalhando para um cliente ou uma agência específica, reúna todos os dados que você precisa sobre a história da empresa e o posicionamento dela sobre questões em geral.

Aqui também vale ficar de olho nas políticas internas e nas externas que eles promovem, assim como a dimensão que a marca tem hoje e o potencial que ela apresenta para o futuro.

Se tiver acesso a dados como faturamento e os recursos que a empresa tem em caixa, também pode ser uma boa adicionar – desde que faça sentido dentro do briefing que você está criando e do cliente com quem você vai trabalhar.

2. Promova Encontros ou Reuniões de Briefing

Marque encontros ou reuniões com seus colegas e/ou clientes para decidir quais informações são mais importantes de se colocar no briefing, e quais podem ser descartadas.

O ideal é que sejam encontros curtos e objetivos, mas que servirão para dar uma direção ao projeto e definir pontos-chave do que será feito nas próximas semanas ou meses.

O ponto a objetividade vale para o briefing em si, já que muitos documentos do tipo acabam se perdendo num excesso de termos técnicos ou prolixidade. Substitua-os por palavras que sejam mais comuns no vocabulário popular e explique os termos que não podem ser simplificados.

3. Conheça a Concorrência

Essa dica vale tanto para os concorrentes do seu cliente quanto para os próprios concorrentes do serviço que você presta. Afinal, como diz Sun Tzu em A Arte da Guerra, “Se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas”.

Claro que um produto de design ou uma peça de publicidade não são tão dramáticos quanto uma guerra, mas nunca é demais aprender com os erros e acertos dos seus concorrentes.

Ao avaliar a reação do público ao que eles têm produzido, você terá uma preparação bem melhor para saber o que funciona ou o que não funciona em determinado mercado. Se puder, faça pesquisas de mercado, procure em redes sociais e até monte um relatório do que os seus oponentes têm aprontado.

4. Defina bem o seu Público-Alvo

É importante saber bem quem é a persona para quem o seu conteúdo está sendo pensado. Você também precisa ter um bom conhecimento do público-alvo da sua campanha ou produto.

Afinal, os gostos, o aspecto estético e até características essenciais do que está sendo desenvolvido vão mudar. Isso depende se você está mirando em crianças ou idosos, por exemplo.

Grupos, classes ou outros segmentos específicos em que o seu público esteja também ajudam a segmentar melhor o seu produto. Se possível, pesquise até os hábitos de compra dessas pessoas.

5. Defina Estratégia, Orçamento e Cronograma

É importante que você saiba quais são os objetivos daquele projeto e quais estratégias serão tomadas para alcançá-los. Saiba também qual é o desejo do seu cliente ou do líder de equipe que passou a tarefa.

Esse desejo pode ser vender mais produtos, retrabalhar o branding, reposicionar a marca no mercado, entre diversas outras coisas. O importante é que todos estejam na mesma página.

Também é importante que o briefing determine o orçamento para a ação, para que todos saibam o mais cedo possível quanto será investido naquele projeto. Com isso, é possível tomar as mais diversas decisões financeiras com segurança. Isso também influenciará nas ferramentas que podem ser usadas e até na quantidade de pessoas alocadas para a tarefa.

Por mim, não se esqueça de definir os prazos e criar um cronograma, planejando tudo da maneira mais eficiente possível. Com isso, já dá para se ter uma visão bastante completa do projeto desde o começo, e até identificar possíveis pontos de 

6. Delimite os Materiais Necessários para a Produção

Por último, mas não menos importante, recomenda-se colocar no briefing os materiais que estão disponíveis ou que são necessários para a produção do projeto.

Isso pode incluir textos e imagem que servirão de base para a criação da peça. Ou até mesmo os programas de computador e as máquinas em si necessárias para a realização do projeto. Aqui você pode identificar o que já possui para a criação da sua peça e o que ainda precisará ser obtido – e até colocar o tempo para obtenção de materiais no seu cronograma.

Conclusão

Se você chegou até aqui, parabéns! Agora você já aprendeu o que é um briefing e como criar o seu próprio documento para projetos de pequena, média ou grande escala. Também falamos sobre como esse documento é importante para se organizar e cumprir os seus objetivos a médio prazo.

Com um briefing, você garante que seus projetos serão executados com agilidade, alinha as expectativas com clientes e colegas, evita o retrabalho e faz tudo de maneira mais organizada. Nos vemos no próximo artigo!