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E-mail corporativo: seis fatores para considerar ao adquirir um

Hostinger 6 dicas para email corporativo

Embora existam uma infinidade de redes sociais que possuem meios diretos e privados para se conectar com alguém, o e-mail ainda é um recurso necessário. Serve não só para trocar mensagens, mas documentos relevantes para o negócio. E quando as organizações se dão conta da importância dessa medida, também buscam por uma hospedagem de site. Ambas ações facilitam a comunicação empresarial interna e externa, feita com clientes.

Pensando nisso, listamos seis fatores a serem levados em conta ao adotar um e-mail corporativo em seu negócio.

Seis itens para considerar ao adotar um e-mail corporativo na sua empresa

Aposte na nuvem

Utilizar um e-mail corporativo com base na nuvem dá mais liberdade e mobilidade. Dessa forma, ao invés de ficarem presos a dispositivos específicos, os usuários podem acessar o e-mail tanto por dispositivos mobile quanto desktops, dentro ou fora da organização. Outra vantagem desse fator é que quando é baseado na nuvem, o e-mail armazena tudo nos servidores da empresa prestadora do serviço. Evite aqueles em que os provedores utilizam espaço localmente que, via de regra, possuem capacidade limitada, o que pode facilitar a ocorrência de e-mails devolvidos caso a caixa de e-mail esteja cheia. E ninguém quer perder um novo cliente ou oportunidade de negócio por causa desse problema, não é mesmo?

Fácil organização e localização de mensagens

Existe uma série de soluções que possuem uma organização dinâmica das mensagens trocadas. O Gmail é um exemplo por agrupar os e-mails em caixas específicas – principal, social e promoções, por exemplo – e em grupos, evitando a perda de informações. Dessa forma, é possível, inclusive, encontrar e-mails e informações através do campo de busca, facilitando a localização das mensagens e documentos.

Ferramentas nativas que auxiliam na produtividade e comunicação

Além de um e-mail corporativo que organize e permita uma melhor localização das mensagens, também existem aqueles que oferecem ferramentas nativas para auxiliar na produtividade e comunicação entre os colaboradores, como também é o caso do Gmail. Através do Drive, é possível compartilhar documentos e otimizar a edição de forma colaborativa entre os times. O Google Calendar – também integrado ao Gmail – é um recurso que facilita a organização das agendas entre colaboradores da empresa e demais usuários, enviando alertas sobre reuniões e demais compromissos agendados de forma compartilhada.

Outra solução incluída é o Hangouts, comunicador instantâneo e gratuito que possibilita a troca de mensagens tanto em texto quanto por videoconferência; aliás, se o usuário desejar, também pode gravar as conferências realizadas pela ferramenta. Por ela, também é possível compartilhar documentos em vários formatos.

Facilidade na migração de contas e convergência entre plataformas

Outro fator que pode ser considerado ao adotar um e-mail corporativo é buscar por um serviço que ofereça um fácil processo de migração, para quem já utiliza algum tipo de plataforma para acesso a e-mails ou adote serviços de outras empresas. Nesse quesito, o Gmail mais uma vez é um exemplo, por também possuir esse benefício. Usuários que façam uso de e-mails baseados em plataformas como o Outlook, Exchange ou Lotus podem migrar facilmente para o serviço ofertado pela Google. Além disso, quem possui um Gmail pode acessá-lo, além de no próprio site, em outros softwares, como são os casos do Mozilla Thunderbird e o Apple Mail.

Segurança dos dados e bloqueios de spam

Em tempos de ciberataques constantes, é primordial adotar um serviço de e-mail corporativo que também ofereça uma segurança robusta dos dados. A medida pode evitar vazamentos ou ameaças em geral. Outro incômodo é o recebimento de spams de forma constante, que pode encher com facilidade uma caixa de e-mail corporativo e comprometer  a localização das mensagens.

Para não perder tempo com esta última questão, opte por um serviço de e-mail que faça, por si somente, um filtro de mensagens suspeitas e as redirecione para uma caixa específica, como também é o caso do Gmail. Além disso, nele o usuário também pode sinalizar e-mails de remetentes desconhecidos ou indesejados.

Usabilidade também deve ser priorizada

Por último e não menos importante, aposte em um serviço cuja usabilidade seja intuitiva e que o aprendizado também seja facilitado. Por ser usado largamente, tanto profissionalmente quanto para fins pessoais, o Gmail – mais uma vez ele! – tem sido cada vez mais adotado por empresas, em sua versão corporativa.

Resumindo: usar um e-mail corporativo traz uma série de vantagens. A principal delas reside no fato de carregar, em parte do seu endereço, o próprio site da empresa. Assim, quando colaboradores usarem o recurso seja para enviar mensagens para parceiros ou clientes, também estarão promovendo o site do negócio. Ou seja, além de consistir em um recurso para facilitar a comunicação e compartilhamento de documentos, o e-mail corporativo também pode ser um excelente cartão de visitas para o seu negócio. Por isso a importância de investir não apenas em um e-mail personalizado, mas também hospedar o site da empresa em um serviço de qualidade, que ofereça um suporte diferenciado para corrigir eventuais problemas em seu site.

Este artigo foi produzido pela Qi Network, Parceira Premier da Google no Brasil. A empresa presta serviços de implementação, migração, suporte, treinamento e mentoria do G Suite para companhias em todo o território nacional. Seus produtos e serviços auxiliam os negócios com aumento de produtividade, melhoria de processos, comunicação, colaboração e mobilidade.

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